Quando entramos no mundo do trabalho, começamos a aprender os truques e a pôr em prática todas as ferramentas que conhecemos para desempenhar nosso trabalho. No entanto, são poucas as empresas que oferecem a seus empregados treinamento na área da linguagem empresarial. Assim, muitas pessoas desconhecem qual é a forma correta de comunicar-se de forma escrita dentro de uma organização. De que modo devemos iniciar um texto? Como me dirigir ao meu superior ou a meus colegas? Em umComo.com.br esclarecemos para você alguns pontos básicos para que saiba como redigir um e-mail de trabalho.
Nível da comunicação
Se é você quem inicia a comunicação, deve estabelecer o nível de formalidade do e-mail. A forma como você se comunica por escrito com seus colegas próximos e com seu chefe ou com um desconhecido não é a mesma. Independentemente da intimidade, o importante é que você sempre use uma linguagem clara e correta. Além disso, considere o contexto e o propósito do e-mail ao definir o tom mais apropriado.
Cumprimento inicial
O nível de formalidade e de intimidade vai permitir-lhe estabelecer o cumprimento inicial. Por exemplo, com um desconhecido ou um superior distante de você, poderia começar escrevendo um cumprimento formal "Prezado Pedro Santos". Com seu chefe, talvez pudesse ser "Bom dia João" ou "Bom dia Sr. João". Já com seus colegas próximos, um "olá" ou "olá, tudo bom" é mais informal e próximo, sem deixar de ser adequado. Essas variações ajudam a criar a atmosfera correta para a comunicação.
Apresentação
Se você estiver escrevendo um e-mail de trabalho para um fornecedor ou algum contato da empresa que ainda não lhe conhece, é muito importante que se apresente com seu cargo após o cumprimento, para que o leitor possa localizar você rapidamente. Por exemplo: "Prezado Paulo Perez, meu nome é Fulano Tal, redator do site umComo.com.br". Isso estabelece uma base de confiança e clareza desde o início.
Clareza no conteúdo
Depois de ter se apresentado, enuncie o propósito de seu e-mail com clareza e da forma mais breve possível. Por exemplo: "Entro em contato com o Senhor para saber o status da impressão dos 2000 cartões de visita encarregados à sua empresa no passado mês de Janeiro". Certifique-se de que todas as informações relevantes estejam presentes para evitar a necessidade de esclarecimentos posteriores.
Despedida e contato
Quando tiver terminado de redigir o e-mail de trabalho, agradeça ao leitor, seja pela informação que irá fornecer, pela ajuda, etc. Estabeleça uma despedida cordial, onde, além disso, estejam todos os seus dados de contato. Por exemplo:
- Agradeço de antemão
- Saudações cordiais (ou Abraço, se houver mais intimidade)
- Fulano de Tal
- Redator de umComo.com.br
- E-mail xxxx
- Telefone xxx
Incluir essas informações facilita o retorno e demonstra profissionalismo.
Evite mensagens confusas
Não dê informação a mais se não tiver certeza, não confunda seu leitor e tente colocar todas as dúvidas, desejos ou necessidades que você tiver no e-mail, de maneira tal que você não se veja na obrigação de escrever outro novamente para dizer "aaah, esqueci de comentar...". Quando o e-mail estiver finalizado, SEMPRE leia-o antes de enviar. Assim, você poderá corrigir os erros ou melhorar o que for necessário. Revisar o e-mail garante que ele cumpra seu propósito de forma eficaz.
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- É importante, seja qual for o propósito do e-mail: informar, solicitar, expressar, etc., que o conteúdo esteja claro para o leitor, evitando mal-entendidos.
- Não use palavras confusas que possam levar a mal-entendidos. Em algumas ocasiões, menos é mais, lembre-se disto. Uma comunicação direta e objetiva é sempre mais eficaz.
- Revise sempre o e-mail antes de enviar, para ter certeza de não ter cometido nenhum erro e de que você está dizendo exatamente o que deseja. Essa prática ajuda a manter a profissionalidade e a evitar retrabalhos.