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Como preparar uma reunião de pais

Por Ana Caseiro. Atualizado: 16 janeiro 2017
Como preparar uma reunião de pais
Imagem: cilbsb.com.br

Quando se convoca uma reunião de pais é fundamental que se esteja preparado para levá-la a cabo, pois esse é um momento em que você está sendo avaliado pelos pais e, quanto mais segurança e confiança demonstrar no seu discurso, mais confiança conseguirá ter por parte dos mesmos.

Além do que é muito importante rentabilizar o tempo da reunião para conseguir expor todos os assuntos, que deverão ser tratados com clareza e objetividade.

Para tal, é muito importante que se faça um plano e se prepare a reunião, para que se consiga atingir os objetivos da mesma e para que possa estar confortável no seu decorrer.

Nesse artigo de umComo.com.br damos-lhe algumas dicas sobre como preparar uma reunião de pais.

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Defina os objetivos e comunique-os

Antes de inciar qualquer tipo de plano, você deverá definir quais são os seus objetivos,ou seja, o que pretende conseguir através da reunião de pais.

Esta informação poderá mesmo constar no recado / convocatória para a reunião, para que os pais tomem conhecimento dos motivos pelos quais irão à assistir à mesma. Isto fará com que o interesse e curiosidade dos pais aumente e irá incentivá-los a comparecer.

Não se esqueça de convidar sempre ambos os pais, realçando a importância de estarem os dois presentes, para que ambos possam opinar e para que não se perca / altere informação importante.

Como preparar uma reunião de pais - Defina os objetivos e comunique-os
Imagem: fundaciontecnologiaysalud.es

Divulgue a reunião

É importante que o aviso / convocatória para a reunião seja feito atempadamente, não só por uma questão de consideração para com os pais e seus compromissos, como também por revelar boa organização da sua parte.

Aqui deverão constar as informações básicas, como a data e hora da reunião, o local onde se irá realizar, os objetivos e assuntos que serão abordados e, caso se aplique, o que deverão os pais levar preparado para a mesma.

Como preparar uma reunião de pais - Divulgue a reunião
Imagem: emefrogeferreira.blogspot.pt

Planeje

O planejamento de uma reunião é fundamental para que esta corra bem! Para tal, você deverá elaborar um plano / guião onde explicita os assuntos que irá abordar e o modo como o pretende fazer. Deverá tomar nota de frases ou exemplos aos quais quer recorrer, para não correr o risco de, no momento, se esquecer de os referir.

Anote tudo o que considerar importante e, se for pertinente, indique o tempo máximo que deverá despender a abordar cada um dos assuntos, para que não se alongue demasiado a reunião.

Preveja também possíveis questões, observações ou comentários que poderão ser tecidos pelos pais e prepare respostas para os mesmos. Quanto mais você reduzir o fator surpresa, mais bem sucedidas serão as suas respostas e estratégias.

Como preparar uma reunião de pais - Planeje
Imagem: blog.myscrumhalf.com

Prepare o espaço e os materiais

Antes da reunião, prepare bem o espaço. Reveja a disposição da sala e o local onde os pais estarão sentados e mantenha tudo limpo e arrumado, para manter um aspeto cuidado.

Areje a sala e deixe um cheiro agradável no espaço, pois irão estar bastantes pessoas no mesmo espaço e não há nada mais incômodo que o ar pesado e com odor desagradável!

Prepare os seus materiais e deixe-os perto de si: tenha sempre consigo uma caneta e um lápis e um caderno onde possa anotar o que for dito, bem como uma agenda. E, claro, o seu plano da reunião!

Se considerar pertinente, coloque em frente a cada lugar uma folha com a ordem de trabalhos escrita, com uma folha anexada onde os pais possam tomar notas. Isso poderá aumentar o seu interesse e motivação para a participação.

Como preparar uma reunião de pais - Prepare o espaço e os materiais
Imagem: behavioristaemacao.blogspot.pt

Fomente a participação dos pais

É importante que, em uma reunião, vá havendo alteração de registos, para que se consiga manter a atenção e interesse dos pais.

Uma estratégia para tal é fomentar a participação ativa dos pais, incentivando-os a falar e a expor questões ou situações com as quais os outros pais se poderão também identificar. Além de que isso fará com que os pais se sintam mais confortáveis e cúmplices, aumentando o seu à vontade.

Contudo, é fundamental que evite a dispersão! Os assuntos não deverão fugir em demasia ao tema central, para que não se confunda o objetivo e não se prolongue demais a reunião.

Para lhes provar a importância da sua presença e para que tenha sempre em arquivo registado, coloque à entrada uma folha de presenças com o nome dos pais e peça-lhes que a assinem.

Como preparar uma reunião de pais - Fomente a participação dos pais
Imagem: portal.ifrn.edu.br

A sua postura

A sua postura é a primeira imagem que fica retida por parte dos pais, pelo que deverá ter em atenção alguns aspetos:

Tenha uma apresentação cuidada e exiba uma indumentária clássica dentro do confortável;

Mostre-se bem disposto e confortável com o contato com os pais;

Seja simpático e afável, mas mantenha sempre um postura profissional;

Recorra a alguma linguagem corporal, isso demonstrará entusiasmo e aumenta o nível de atenção dos participantes;

Mostre-se disponível, cooperante e compreensivo com os pais. Eles deverão ver você como um aliado, alguém que entende seus medos e preocupações e os ajuda a ultrapassá-los.

Como preparar uma reunião de pais - A sua postura
Imagem: noticias.universia.com.br

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